De vervolgvisitatie

Tijdens de vervolgvisitatie maakt u opnieuw een Individeel Verbeterplan.

Het IVP voor de vervolgvisitatie kent twee onderdelen:
A. Een terugblik op het proces van kwaliteitsverbetering in de afgelopen vijf jaar; hiertoe vult u de vragenlijst ‘Terugblik op het vorige IVP’ in.
B. Een vooruitblik naar de gewenste kwaliteitsverbeteringen in de volgende periode van vijf jaar:  hiervoor formuleert u zes verbetertrajecten; hiertoe vult u de vragenlijst 'Verbetertrajecten voor de toekomst' in.

Ad A. Terugblik op het vorige IVP
Uitgangspunt is uw door de visitatoren geaccordeerde IVP. Aan de hand daarvan bent u aan de slag gegaan om uw verbeterpunten te realiseren. We adviseren u om vanaf het begin een visitatieportfolio bij te houden, waarin u de bewijzen van uw eigen ontwikkeling op een gestructureerde manier verzamelt.
Het tussentijds bijhouden kan eenvoudig gebeuren: met een Word-document of Excel-bestand, dat periodiek kan worden bijgewerkt.
Aan het eind van de vijfjaarsperiode maakt de u de balans op. Dit doet u in de Terugblik op het vorige IVP, dit is een samenvatting van het visitatieportfolio. Hierin zet u per verbeterpunt/-traject kort op een rijtje:

  • Welke activiteiten of inspanningen u hebt ingezet om het verbeterpunt te realiseren;
  • Wat dit alles voor u heeft opgeleverd: wat hebt u geleerd, wat bent u beter gaan doen, welke inzichten heeft het u opgeleverd, op welke wijze bent u een betere bedrijfsarts geworden?

Zo maakt u uw eigen professionele ontwikkeling zichtbaar voor de visitatoren.

Ad B. Verbetertrajecten
Op basis van uw eerdere analyse en met behulp van de instrumenten in het digitale ondersteuningssysteem formuleert u vervolgens zes verbetertrajecten voor de volgende vijfjaarsperiode. Bij verbetertrajecten gaat het om kwaliteitsverbeteringen, die van voldoende gewicht zijn en veelal over een langere termijn kunnen worden gerealiseerd.
 

Beoordeling

De beoordeling heeft betrekking op het gehele IVP, dus zowel op de terugblik op het vorige IVP als op de vooruitblik (Verbetertrajecten voor de toekomst).

De beoordeling van de Terugblik op het vorige IVP heeft vooral betrekking op de verbeterinspanningen die u zich hebt getroost in de voorbij periode en de reflectie daarop. Het gaat niet zozeer om de effecten van de inspanningen. Beoordeeld wordt:

  • Hebt u aannemelijk gemaakt dat u hebt geprobeerd om de geplande verbeterpunten/-trajecten te realiseren (los van het bereikte resultaat)?
  • Hebt u inzichtelijk gemaakt wat deze inspanningen hebben opgeleverd c.q. wat u ervan heeft geleerd (op de diverse competentiegebieden)?

Gevraagd wordt dat u over alle verbeterpunten/-trajecten uit uw vorige IVP een verantwoording geeft.

Beoordeling van de Verbetertrajecten voor de toekomst vindt plaats op basis van onderstaande criteria:

  • Er dienen minimaal zes verbetertrajecten te worden geformuleerd;
  • Minimaal één (en maximaal twee) verbetertraject heeft betrekking op het competentiegebied Medisch handelen. De resterende verbetertrajecten moeten over minimaal vier andere (verschillende) competentiegebieden worden verdeeld;
  • Een verbetertraject dient als volgt uitgewerkt te zijn en is hierdoor evalueerbaar op het moment van de volgende visitatie):
    • is planmatig uitgewerkt en geeft blijk van procesdenken
    • is goed gefaseerd door de tijd
    • toont voldoende ambitie
    • inspireert de gevisiteerde, doet een beroep op intrinsieke motivatie
  • Ter voorbereiding zijn alle vereiste instrumenten gebruikt;
  • Van de (minimaal) vereiste zes nieuwe verbetertrajecten, mogen er één of twee later worden aangevuld, maximaal 2,5 jaar na de formele vervolgvisitatie.

Het gehele IVP, dus zowel deel A (Terugblik op het vorige IVP) als deel B (Verbetertrajecten voor de toekomst) moet voldoende beoordeeld worden. Indien één of beide onderdelen onvoldoende wordt beoordeeld, dan is de visitatie niet succesvol afgerond.

Rol van de visitatiegroep

De daadwerkelijke voorbereiding van de vervolgvisitatie doet u net zoals in de eerste ronde weer samen met een groep van vier of vijf collega’s.
Samen met uw visitatiegroep doorloopt u weer het traject: u vult individueel de vragenlijsten in en verzamelt de feedback van klanten en cliënten. De resultaten van uw individuele analyse bespreekt u in de visitatiegroep.

U krijgt in de vervolgvisitatie een sterkere feedbackrol naar uw groepsgenoten.
Op het moment dat alle groepsleden hun (concept) Terugblik op het vorige IVP en Verbetertrajecten voor de toekomst hebben geformuleerd, wisselt u deze onderling uit, opdat u elkaar kunt ondersteunen bij het scherp(er) formuleren van de verrichte inspanningen, bereikte resultaten, leerervaringen en de verbetertrajecten. Ieder groepslid geeft feedback op de Terugblik op het vorige IVP en het concept Verbetertrajecten voor de toekomst van minstens twee andere groepsleden.

In de Handleiding Kwaliteitsvisitatie staat bovenstaande verder toegelicht. We adviseren u om deze goed te bestuderen voordat u met de voorbereidingen voor de vervolgvisitatie begint.